File PDF (Portable Document Format) sudah lama dikenal sebagai format file yang general, netral, alias bisa dibuka di berbagai platform sistem operasi, aplikasi dan device. Anda dapat membukanya di Windows, Mac atau Linux. Anda juga dapat membukanya di handphone yang memiliki software pembaca PDF.
Secara sederhana bisa dibilang file XPS (XML Paper Specification) memiliki tujuan yang sama dengan dengan PDF. Yaitu kemudahan portabilitas antar sistem, aplikasi dan device. Di luar itu, XPS memiliki kelebihan dalam bentuk formatnya yang berbasis XML. Pada saat ini banyak sistem dan aplikasi yang saling berkomunikasi menggunakan teknologi XML dan webservices.
Kini Anda dapat membuat file ber-format PDF atau XPS dari semua dokumen Anda pada Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Powerpoint, Visio, dsb) dengan mudah. Cukup dengan meng-klik menu File - Save As - PDF or XPS.
Namun, menu tersebut di atas hanya akan muncul jika Anda telah meng-install add-in "Microsoft Save As PDF or XPS".
